Como fazer uma lista de tarefas eficiente?

Em Geral por André M. Coelho

Nossas listas de tarefas devem ser derivadas de nossos objetivos maiores e incluir tarefas que nos movem para aqueles empreendimentos de grandes dimensões. Impulsionar seus resultados, reduzir suas horas de trabalho, e muitas outras conquistas podem ser obtidas com apenas alguns ajustes simples na sua lista de tarefas, tornando-a uma ferramenta de produtividade melhor.

Vamos então às principais dicas para uma lista de tarefas mais eficiente.

Criar a lista de tarefas na noite anterior ajuda bastante

Quando você leva alguns minutos para escrever sua lista de tarefas na noite anterior, você pode começar o dia seguinte com muito mais rapidez e eficiência. Para muitas pessoas, a manhã é um tempo de alta energia e a sua lista de tarefas já estar em mãos significa que você não desperdiça nenhum minuto super-carregado, tentando descobrir o que fazer a seguir.

Como fazer uma lista de tarefas diárias? Qualificando o conteúdo da lista!

Tudo o que vai para a sua lista diária de tarefas deve caber em dois critérios: deve ser algo importante que você precisa fazer versus o que realmente não precisa ser feito ou que pode ser delegado a outra pessoa; e algo que precisa a ser feito naquele dia. Muitas vezes, enxergamos nossas listas com itens que não precisamos fazer ou que não precisam ser feitos hoje. Isso aflige os itens mais importantes e pode resultar em tarefas desnecessariamente mais longas. Se você passar através de suas tarefas importantes e urgentes para o dia, você pode passar para as tarefas do próximo dia ou outros itens que não são importantes ou urgentes, mas que você deseja fazer. Quando as pessoas não assumem o controle, passam seus dias passivamente. Eles vão às reuniões, respondem aos emails e quando chegam ao fim do dia, o que eles fizeram é responder às prioridades de outras pessoas e não às suas próprias.

Uma lista de tarefas eficiente ajuda a tornar seu trabalho muito mais fácil e a completar tarefas de forma muito mais rápida. (Foto: Aleteia)

Tarefas a fazer precisam de um tempo estimado para serem completas

Quer sejam cinco minutos ou duas horas, inclua uma estimativa de quanto tempo demorará para completar as tarefas. Dessa forma, você vê como os tempos de conclusão das tarefas se acumulam e você pode tomar decisões realistas sobre o quanto você pode realmente encaixar no seu dia, evitando problemas como a estafa ou o excesso de trabalho.

Lista de tarefas diárias precisa de seções

Divide sua lista em duas colunas. No lado esquerdo, faça uma lista cronológica das coisas que precisam ser feitas, como reuniões, conferências e compromissos. No lado direito, lista o que você espera fazer durante esses eventos, como chegar a um plano ou discutir uma questão específica. Sob sua lista cronológica, inclua itens que devem ser feitos naquele dia, mas não são atribuídos a um determinado horário, em ordem de prioridade. Dessa forma, quando você tiver alguns minutos de tempo de inatividade, você pode verificar sua lista e ver quais tarefas pode enfrentar para aproveitar ao máximo esse tempo. O mesmo pode ser feito para tarefas do dia a dia, que podem ter diferentes prioridades. Vale dizer que muitos aplicativos de listas de tarefas seguem esse mesmo princípio de classificação, e pode te ajudar ter um desses apps.

Reavalie os itens que você prorrogou ou deixou para depois

Muitos aplicativo de tarefas permitem aos usuários adiar tarefas, mas também acompanha tudo o que foi adiado. Se você está deixando repetidamente uma tarefa importante para o dia seguinte, você precisa examinar o por quê. Ou não é tão importante ou urgente e não deve estar na sua lista, ou há um problema que você precisa resolver para permitir que você a complete. De qualquer forma, é um sinal de que algo está errado e que precisa ser reavaliado.

Como você faz uma lista de tarefas mais eficiente? Como você melhora sua produtividade no dia a dia?

Sobre o autor

André é formado em pedagogia e gosta de educar e aprender. Encontrou através do blog Palpite Digital BR uma maneira de repassar seus conhecimentos e aprender mais sobre diversos tópicos. Além disso, ele também é um entusiasta de jogos digitais, tendo começado com um Master System 3 no início da década de 90 e indo pro mundo dos computadores ao final da década. Desde então, não parou mais e continua jogando, aprendendo, e ensinando.

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