Como organizar a agenda?

Em Produtividade e organização por André M. Coelho

Seu calendário é uma parte essencial do seu sistema de produtividade – uma combinação de ferramentas externas que formam uma fonte de verdade coesa e real da verdade para todas as coisas acontecendo em sua vida, incluindo tarefas, ideias, contatos e – eventos . Hoje vou ensinar a você como configurar um sistema de agenda que nunca falha.

Como organizar uma agenda?

Realizar esse objetivo significa seguir três regras simples:

Configurar seu agenda de uma maneira que combina com você

Adicionar eventos e informações relevantes

Regra 1: configure seus calendários organizadores e agendas

Nesta seção, vamos discutir como escolher uma agenda, bem como configurá-lo melhor para que seja fácil de usar.

Vamos começar a escolher um sistema de agenda .

1. Agendas físicas vs digitais

Que tipo de agenda é melhor – digital ou físico? Se a resposta for digital, qual é o melhor aplicativo de agenda?

No mundo fitness, há um velho ditado: “O melhor treino é o que você realmente faz.”

O melhor programa de agenda do mundo não vai fazer nada de você se você não gosta ou não se encaixa na sua programação (que é uma das principais razões que trabalho com um treinador de levantamento, já que ele pode ajustar meu programa quando estou ocupado ou viajando).

Isso é verdade para aplicativos de agenda também (e o mesmo vale para ferramentas de produtividade em geral).

Eu gosto do Google Agenda. Alguns amigos usam a agenda do Outlook. Minha esposa fica com uma agenda física

A verdade é que não há nenhum melhor agenda. Seu calendário é uma ferramenta que tem um trabalho: atue como uma fonte externa de verdade para os eventos da sua vida. Também pode ter outros trabalhos do lado, como lembrá-lo sobre esses eventos ou com fotos.

Isso significa que o melhor sistema de agenda é aquele que você acha mais fácil de gerenciar e verificar com frequência.

Como mencionei acima, encontro o Google Calendar para ser o melhor sistema de agenda para mim – é grátis, eu posso verificar do meu computador e telefone, e tem algumas integrações com outros aplicativos que eu acho útil.

Por esse motivo, estaremos usando o Google Calendar para os exemplos neste artigo – mas há muitas outras opções, incluindo:

Agenda da Apple (grátis)

Agenda do Outlook (grátis)

Fantastical (planos livres e pagos)

Calendar.com (planos livres e pagos)

Se você quiser e usar um planner ou agenda física, isso também é legal. Os calendários físicos têm algumas vantagens sobre os digitais – é mais difícil acidentalmente se encontrar rolando pelo Tiktok com um planejador de papel -, e você também pode usar marcadores para destacar os eventos e tornar sua estética própria

Se você optar por ir a rota física ou digital, eu tenho uma filosofia de design de agenda que eu recomendo que você segue para manter as coisas mais organizadas.

2. Eventos separados

A maioria de nós leva complexa, vidas multi-facetadas. Temos trabalho, aulas (se você é estudante), compromissos e eventos com amigos.

No meu calendário, gosto de separar esses diferentes tipos de eventos em grupos. Isso foi especialmente útil quando eu era estudante com um cronograma muito mais agitado – eu tinha uma categoria para classes, trabalho, eventos no campus, etc.

Separando eventos com categorias cria alguma distinção visual no seu calendário, dando-lhe uma imagem mais clara do que sua semana parece e onde você está indo.

No Google Calendar (e a maioria dos outros aplicativos de agenda ), você pode dar a cada evento uma cor diferente para criar esss categorias.

No entanto, gosto de dar um passo adiante e criar agendas separadas para cada categoria.

Isso não apenas deixa de definir uma cor padrão para novos eventos, mas também me permite definir preferências de notificação separadas para cada agenda. Isso é bastante útil, como quero notificações para determinados eventos (como compromissos), mas não para outros (como o tempo de auto-estudo programado).

Se você estiver usando uma agenda de papel, poderá realizar a mesma coisa usando alguns marcadores de cores diferentes para eventos, ou usando símbolos para rotular seus tipos de eventos.

Você definitivamente não precisa fazer isso, e se precisar apenas agendar alguns eventos, talvez não valha a pena. Se sua vida é muito ocupada, acho que você vai achar útil fazer.

Uma agenda bem organizada será essencial para melhorar sua produtividade. (Imagem: divulgação)

Regra 2: eventos na agenda organizada

Para serem verdadeiramente úteis, seu calendário precisa ser sua única fonte de verdade para sua agenda. Isso significa que você precisa adicionar eventos a ele.

Isso pode ser mais fácil de ser feito a longo prazo, especialmente se há muita fricção envolvida na adição de eventos.

Aqui vamos cobrir várias dicas úteis para adicionar eventos na sua agenda com um pouco de atrito, como é possível.

1. Otimize para captura rápida

Quanto mais rápido você pode obter uma ideia, tarefa ou evento em seu sistema de produtividade, mais provável será que você realmente o faça. Essa é a ideia por trás da captura rápida, que eu escrevi antes.

Muitas ferramentas de produtividade fazem você passar por muitas etapas – pedindo tags, datas de vencimento e níveis de prioridade, ou exigir muitos cliques ou torneiras para chegar à área de entrada de texto. Até mesmo um planejador de papel pode introduzir muito atrito se for difícil cavar fora da sua bolsa ou se demorar muito para encontrar a página da semana atual.

As ferramentas de captura rápida tentam reduzir essa fricção, eliminando as etapas, acelerando-as, automatizando-as ou salvá-las para mais tarde. Algumas ferramentas de captura rápida incluem:

Caixa de entrada otimizada para tarefas, notas e ideias, que são processadas posteriormente (tarefas finais e meu sistema de anotações de notas incluem as caixas de entrada)
Apps de captura de texto, que instantaneamente passam uma nova nota quando você abre o aplicativo
Apps de fala para texto.
Aplicativos de digitalização de documentos como o Adobe Scan
Assistentes de voz como Siri e Alexa, que podem capturar tarefas, eventos e lembretes

2. Use eventos recorrentes

Uma enorme vantagem de que os aplicativos de agenda têm sobre agendas analógicos é a capacidade de adicionar eventos recorrentes.

Se você tiver um evento que acontece todos os dias, toda semana, ou na terceira quarta-feira de cada um mês, um aplicativo de agenda pode criar um evento recorrente para você.

Adicione o evento uma vez, especifique quando se recorre e quando terminar, e você nunca terá que agendar novamente.

3. Adicione informações relevantes para eventos

Tenho o hábito de usar o campo Descrição dos meus eventos de agenda para registrar informações úteis que eu possa precisar no momento. Se você usar o Gmail, o Google Calendar criará automaticamente eventos para reservas de voos e hotel, e preencherá automaticamente a descrição com todas as informações relevantes. É uma característica que eu realmente gosto.

4. Incluir eventos opcionais

Sua agenda não precisa ser limitada ao seu cronograma. Também pode ser útil para adicionar eventos opcionais a ele! Eu nem sempre tenho tempo para participar de todos eventos, mas adiciono-os a uma agenda especial de “oportunidades” para que eu saiba quando eles estão acontecendo e poder decidir se devo ou não participar ou não.

5. Criar agendas de referência

Eu também gosto de criar agendas de referência úteis que estão ocultas por padrão.

Na faculdade, eu tinha ums agenda de “horários de atendimento dos professores”. No início de cada semestre, pegava os horários de atendimento de cada um dos meus professores e colocá-los neste calendário.

Então, se eu precisasse ver um professor, poderia simplesmente alternar esse calendário escondido para visível e ver quando o horário do professor coincidiu com algum tempo livre em minha própria programação.

Este conceito também é bastante útil para horários de academia, entre outros.

6. Compartilhe sua agenda

Às vezes, pode ser muito útil compartilhar sua agenda com outra pessoa.

Minha noiva e eu compartilhamos nossas agendas. Eu normalmente mantenho a agenda dela definida para escondida no meu próprio aplicativo de agenda, mas eu posso alterá-la para visível quando preciso ver a agenda dela.

7. Agende tempo para seus objetivos

Isso é mais uma dica de desenvolvimento pessoal, mas vou incluí-lo aqui enquanto estamos falando de adicionar eventos.

Quando seus objetivos de longo prazo estão em desacordo com seus desejos de curto prazo, comece a agendar coisas.

Exercícios, cozinhar, prática de guitarra – seja o que for. O agendamento remove ambiguidade, faz você um pouco mais vê para o seu eu passado e diminui a resistência.

Regra 3: Obtenha informações da sua agenda (no momento certo)

Finalmente, você precisa ter certeza de obter informações do sua agenda – e no momento certo. Essas duas últimas dicas garantirão que isso aconteça.

1. Verifique sua agenda todos os dias

Esta é uma dica simples que muitas pessoas pulam!

Eu recomendaria verificar sua agenda pela manhã. Faça parte da sua rotina matinal. Se você puder lembrar de olhar para ela logo depois de acordar, preparará seu cérebro para o dia e será muito menos provável que algo te pegue desprevenido.

Como alternativa, você pode achar que verificar à noite antes de dormir funcione melhor. De qualquer forma, eu recomendaria ter uma hora definida do dia em que você examine a sua agenda e faça um plano (mental ou escrito) para o dia seguinte.

2. Configurar notificações inteligentes

Se você estiver usando um aplicativo de agenda, você pode configurá-lo para notificá-lo antes que os eventos aconteçam. Eu recomendo usar essas notificações, especialmente para eventos muito importantes, como exames, entrevistas, etc.

Mas segure em um segundo – quando você deve agendar essas notificações?

Bem, posso dizer o que não é um bom momento cinco minutos antes do início do evento. Você deseja configurar suas notificações para ter tempo suficiente para se preparar para o seu próximo evento e chegar lá se a viagem estiver envolvida.

Tenha em mente que nós, humanos, o que com nossos cérebros mushy e todos, são suscetíveis à falácia do planejamento – nossas previsões por quanto tempo as coisas serão quase sempre super otimistas. Nós tendemos a pensar que o cenário melhor caso e o cenário de caso médio são a mesma coisa … e quase nunca são.

Quando se trata de notificações, você quer que elas batam bem antes de precisar começar a se preparar para o seu próximo evento. Eu recomendaria colocá-los por pelo menos uma hora antes do próprio evento.

Você também pode criar um multiplicador que você adiciona às suas estimativas de tempo.

Se você acha que levará 60 minutos para se preparar para um evento, tente adicionar uma proporção 1.5x a essa estimativa e colidir com até 90. Defina sua notificação de acordo.

A maioria dos aplicativos de agenda permitirá que você configure várias notificações para um único evento. Se você sabe que nem sempre é perfeito em verificar sua agenda, eu recomendaria a criação de uma notificação adicional muito mais longe para eventos importantes.

Fazer isso é especialmente útil para eventos como aniversários, já que você provavelmente precisará de algum tempo de preparação para comprar um presente ou reservar um restaurante.

Se você puder seguir as três regras que nós cobrimos aqui, sua agenda será um dispositivo incrivelmente útil em seu sistema de produtividade.

Espero que você tenha achado este artigo para ser útil! Se você quiser ir mais longe, deixe sua participação nos comentários para ajudar outros leitores!@

Sobre o autor

André é formado em pedagogia e gosta de educar e aprender. Encontrou através do blog Palpite Digital BR uma maneira de repassar seus conhecimentos e aprender mais sobre diversos tópicos. Além disso, ele também é um entusiasta de jogos digitais, tendo começado com um Master System 3 no início da década de 90 e indo pro mundo dos computadores ao final da década. Desde então, não parou mais e continua jogando, aprendendo, e ensinando.

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